Ključna razlika med upravljavci premoženja in družinskimi pisarnami je unikatna struktura operativnih funkcij, ki jih ima družinska pisarna. Upravljanje premoženja je le del vseh funkciji družinske pisarne. Funkcije družinske pisarne se delijo na finančne (F) in nefinančne (N).
V nadaljevanju so opisane glavne funkcije družinskih pisarn, ki so ključne za dolgoročno plemenitenje premoženja in blaginjo družine.
1. Strateške storitve (F)
Prva in najpomembnejša funkcija družinske pisarne so strateške storitve. Ta je najpomembnejša, saj vključuje izobraževanje družine, upravljanje družinskih aktivnosti ter načrtovanje nasledstva. Vse tri naloge zagotavljajo družini ustrezno znanje in jasno vizijo, kako se bo bogastvo plemenitilo in na neki točki tudi preneslo na mlajše generacije.
Izobraževanje družine vključuje usposabljanje mlajših generacij o finančnem upravljanju, investicijah in odgovornem ravnanju s premoženjem. Namen izobraževanja mlajše generacije je, da bo na določeni točki samostojno sprejemala pomembne odločitve ter tako nadaljevale vodenje družinskega podjetja ali pa družinskega premoženja.
Da ima družina jasno vizijo in pravila, katerih je cilj, da se izogne morebitnim konfliktom znotraj družine je zelo pomembno, da ima družina učinkovito družinsko upravljavsko strukturo. Družinsko upravljanje vključuje postavljanje pravil in komunikacijskih praks, ki družino usmerjajo pri sprejemanju odločitev glede premoženja.
Načrtovanje nasledstva se osredotoča na prenos premoženja in odgovornosti med generacijami. Vključuje pravno in davčno načrtovanje, pripravo dednih načrtov, ustanavljanje skladov in strukturiranje premoženja, da se zagotovi optimalna obdavčitev in čim manj konfliktov med dediči. Poleg tega vključuje mentorstvo in vključenost naslednjih generacij v proces odločanja, da se ohranijo družinske vrednote ter da so mlajše generacije finančno pismene in sposobne sprejemati celotno dogovornost.
2. IT infrastruktura (N)
Da zagotovimo učinkovito in transparentno upravljanje s premoženjem je potrebno družini zagotoviti programsko opremo, ki zagotavlja ustrezno analitiko, knjiženje in poročanje. Napredne tehnološke rešitve omogočajo boljše spremljanje premoženja, hitrejše analize podatkov in učinkovito odzivanje na tržne spremembe.
Poleg tega nam tehnološke rešitve kot so računalništvo v oblaku, avtomatizacija robotskih procesov, umetna inteligenca in druge prihajajoče tehnologije lahko bistveno izboljšajo način medsebojnega sodelovanja med osebjem v družinski pisarni in preostalimi deležniki.
3. Davčno načrtovanje (F)
Davčno načrtovanje je za Family Office izjemnega pomena, saj z optimizacijo davčne strukture družina zaščiti del premoženja pred obdavčenjem. Tu družinske pisarne ponavadi izberejo ustrezno davčno-svetovalno hišo, ki družini pripravi ustrezno davčno strukturo, ki ustreza edinstvenim potrebam določene družine. Izbira davčno ugodnih jurisdikcij, kot sta Luksemburg ali Švica, lahko zmanjša obdavčitev družinskih pisarn.
4. Upravljanje premoženja (F)
Investicije v družinski pisarni predstavljajo osrednji del njenega delovanja, saj se ta osredotoča na ohranjanje in rast družinskega premoženja. Tu je ključnega pomena, da družina dobro definira svoje investicijske cilje in maksimalno tveganje, ki je za družino še sprejemljiva. Le na podlagi naložbene politike, ki zasleduje finančne cilje družine, lahko upravljavec premoženja izbere ustrezen nabor naložb, ki bo dosegal cilje naložbene politike. Upravljavec premoženja nato izbira med različnimi naložbenimi razredi, kot so delnice, ETF-i, obveznice, surovine, alternativne naložbe in drugi skladi, ki lahko plemenitijo premoženje družine.
5. Upravljanje s tveganji (F, N)
Družinske pisarne se zaradi svojega holističnega pristopa k upravljanju premoženja srečuje z velikim spektrom tveganj, ki se skozi čas nenehno spreminjajo. Glavni cilj upravljanja s tveganji je, da prepoznamo vsa tveganja s katerimi se družinska pisarna srečuje ter na podlagi teh tveganj ustvariti ustrezen načrt, katerega cilj je, da premoženje družine pred temi tveganji čim uspešnejše zaščiti.
Najbolj pogosta tveganja s katerimi se srečujejo družinske pisarne so:
Finančna tveganja: Ta tveganja ponavadi nastanejo, ko upravljavec premoženja odstopa od naložbene politike ali pa ko pride do operativne napake, kjer pride do avtorizacije naložbe, ko ta ne bi smela nastati.
Tehnološka tveganja: Za nemoteno delovanje družinskih pisarn je potrebno zagotoviti ustrezno kibernetsko varnost in kontrole, da zaupni podatki ne dosežejo ljudi, ki teh podatkov ne bi smela vedeti.
Kadrovska tveganja: To tveganje je sicer manj pogosto vendar je izjemnega pomena, da je v podjetju zaupanje in transparentno delovanje zaposlenih v družinskem podjetju. Tu lahko pride do goljufij na področju plač ali pa do kraje zaupnih podatkov, ki so v lasti družinske pisarne.
Da ublažimo ta tveganja lahko družinske pisarne vzpostavijo naslednje kontrole:
Omejiti dostop do določenih podatkov ali transakcij
Dvojni podpis za transakcije
Celovito šifriranje podatkov
Izvajanje politike več nivojskih gesel
6. Dobrodelnost (N)
Dobrodelnost je ena izmed edinstvenih funkciji družinskih pisarn. Za dobrodelnost se odločijo družine, ki v skladu z njeno vizijo želijo pomagati drugim in posledično na svetu pustijo trajen vpliv. Glavni namen dobrodelnosti vračati presežna sredstva v družbo, kjer je najbolj potrebno in z največ pozitivnimi učinki. Vsaka družina ima drugače vrednote, kar pomeni tudi drugačen vpliv na širše okolje in napredek družbe.
7. Pravna funkcija (N)
Kot smo že opazili v tem članku ima družinska pisarna kar nekaj ključnih funkcij, ki se razbijejo še na več pod-funkcij. To posledično privede do povečane količine dokumentacije, pogodb in drugih dogovorov, ki morajo biti usklajeni, da družinska pisarna ne trpi pravnih posledic.
Tako lahko družinska pisarna te stvari naredi sama ali pa sodeluje s pravno pisarno, ki jih podpira pri njihovih vsakodnevnih nalogah. Glavna vprašanja, ki si jih mora družina zastaviti pri izbiri pravne službe so naslednja:
Ali naj bo družinska pisarna strukturirana kot družba, partnerstvo, sklad ali kaj drugega?
Kdo bo lastnik in nadzornik družinske pisarne?
V kateri jurisdikciji bo aktivna družinska pisarna?
Katere oblike pravnih pogodb so potrebne za nemoteno delovanje?
Na podlagi teh vprašanj potem družinska pisarna opravi naslednje naloge:
Priprava dokumentov
Pregled pogodb
Nadzor nad pogodbami
Nadzor sodnih postopkov
Pregled dokumentacije, če je ta skladna z zakonodajo
Notarske storitve
8. Družinska funkcija (N)
Poleg finančne in pravne podpore družinske pisarne svojim strankam ponujajo tudi storitve concierge storitev ter tako poskrbijo za udobje in druge personalizirane storitve družinskih članov. Concierge storitve so oblika podpore družinskim aktivnosti, ki jih za družino upravlja oseba, ki opravlja vsakodnevna opravila kot so rezervacije hotelov, izbira in rezervacija restavracij, planiranje dopustov, organizacija zasebnih dogodkov, nakupovanje daril ali pa celo organizacija zasebnih sestankov. Sam obseg storitev je odvisen od preferenc posameznih članov družine.
9. Finančno planiranje (F) (N)
Pri družinskih pisarnah ni dovolj, da uredijo investicijsko politiko, ampak je potrebno tudi planirati likvidnost družine za vsakodnevne stroške in morebitne kapitalske zahteve, ki jih imajo družbe v skupini. Celovito načrtovanje proračuna in napovedovanje denarnih tokov omogoča družinskim pisarnam predvidevanje finančnih vrzeli ali presežkov in sprejemanje utemeljenih odločitev o razporejanju kapitala. Ključna strategija je oblikovanje denarnih rezerv, ki služijo kot varovalka za nepredvidene izdatke in tržne padce, ter se vlagajo v nizko tvegane, visoko likvidne finančne instrumente.
